Si votre client utilise déjà un logiciel de facturation conforme et que vous souhaitez traiter les pièces sur Dext, voici la démarche à suivre. Si vous souhaitez que votre client utilise le module de facturation, cliquez ici.
Pour créer des règles d’affectation, afin d’automatiser le traitement des ventes, vous pouvez le faire depuis :
- l’onglet Clients
- le détail de la facture
Pour traiter les factures de ventes, allez dans la boîte de réception du module Ventes pour retrouver les pièces déposées et cliquez sur l’une des lignes pour rentrer dans le détail d’une facture.
Avec l’extraction des données faîte par notre OCR, Dext saisit automatiquement les données suivantes :
- Le type de document
- La date
- La date d’échéance
- Le numéro de la facture
- Les montants TTC, HT et TVA
- Lelibellé du client
S’il s’agit d’un nouveau client qui n’est pas encore présent dans votre liste, vous allez tout d’abord devoir imputer le compte client une première fois. Dext se souviendra que ce compte client est lié à ce libellé client et imputera directement le bon compte pour les prochaines factures.
Dext vous fait suggère le libellé client lorsque notre système d’extraction atteint le seuil de 90% de confiance.
Note : Cela vous permet d’ajouter un nouveau compte client au plan comptable directement depuis le détail de la facture.
Règles d’affectation simple
Quand vous allez imputer un compte de produit, Dext va vous proposer de créer une règle d’affectation liée à ce client.
En cliquant sur Définir les règles pour les clients, vous allez accéder dans une fenêtre supplémentaire à la fiche du client, avec tous les paramètres de traitement qui lui sont propres :
- Ici, le principal est de sélectionner le compte de produit le plus récurrent, afin que le traitement soit automatisé pour les prochaines factures pour ce client.
- Laissez le compte de TVA sur le Montant extrait, sauf si un taux spécifique doit être appliqué.
- Vous pouvez modifier le compte client et d’autres éléments de traitement
- Cliquez sur Appliquer pour enregistrer
Règles pour la ventilation de comptes
Dext ne gère pas la ventilation automatique des factures non crées sur la plateforme. Si vous devez ponctuellement ventiler une facture, vous pouvez descendre en bas du détail de la facture et cliquez sur Créer des lignes comptables. Vous pourrez ensuite ajouter les différentes lignes et montants pour traiter la facture.
S’il s’agit de ventilation systématique pour un client, vous allez pouvoir mettre en place une règle de ventilation qui consiste en un masque de saisie :
- Cliquez sur Définir les règles pour les clients
- Cliquez sur Créer des règles de ventilation
Une fenêtre supplémentaire s’ouvre, dans laquelle vous pouvez pré-créer les lignes qui doivent apparaître dans la ventilation à chaque facture de ce client. Ici, vous pouvez sélectionner les différents comptes de produits, spécifier des taux de TVA si nécessaire. S’il s’agit de montants variables, renseignez le montant symbolique “1” au niveau du montant total.
Après avoir appliqué le masque, vous retrouverez les lignes de ventilation pré-crées sur chaque nouvelle facture de ce client. Cliquez ensuite sur Éditer lignes comptables pour saisir les montants correspondants, en vous aidant de la calculatrice intégrée.
Après avoir traité la facture, marquez la comme étant prête en cliquant en haut à gauche. Après avoir traité l’ensemble des pièces, vous pourrez exporter les écritures comptables.
Si une règle ne s’applique pas lorsqu’une facture du fournisseur est déposée sur Dext, accédez à l’espace ‘Paramètres système‘, puis descendez jusqu’à la partie ‘Affectation des comptes de charges
‘. Désactivez l’option ‘Affectation automatique‘ et vérifiez que l’option ‘Suivre les règles‘ est bien activée. Vous pourrez réactiver ‘Affectation automatique‘ par la suite pour bénéficier des suggestions d’affectation de compte pour les factures des nouveaux fournisseurs sans règle.
