- Fonctionnement
- Automatiser le traitement des factures simples
- Automatiser le traitement des factures à ventiler
- Automatiser le traitement des factures à autoliquider
Fonctionnement
Pour créer des règles d’affectation afin d’automatiser le traitement des achats, vous pouvez le faire depuis :
- l’onglet Fournisseurs
- le détail de la facture
Pour traiter les factures d’achats, allez dans la boîte de réception pour retrouver les pièces déposées et cliquez sur l’une des lignes pour rentrer dans le détail d’une facture.
Avec l’extraction des données faîte par notre OCR, Dext saisit automatiquement les données suivantes :
- Le type de document
- La date
- La date d’échéance
- Le numéro de la facture
- Les montants TTC, HT et TVA
- Lelibellé du fournisseur
S’il s’agit d’un nouveau fournisseur qui n’est pas présent dans votre liste, vous allez tout d’abord devoir imputer le compte fournisseur. Dext se souviendra que ce compte fournisseur est lié à ce libellé fournisseur et imputera directement le compte pour les prochaines factures.
Cela vous permet d’ajouter un nouveau compte fournisseur au plan comptable directement depuis le détail de la facture.
Automatiser le traitement des factures simples
Même s’il n’y a pas de règle préétablie pour ce fournisseur, Dext suggère un compte parmi les comptes de charges présents dans le plan comptable. Le petit sigle en gris vous indique qu’il s’agit de l’affectation automatique.
Dans l’objectif de gagner du temps, même si Dext propose le bon compte, il est toujours important de cliquer sur Créer une règle fournisseur afin de créer vous-même la règle d’affectation.
En cliquant sur ce bouton, vous allez accéder dans une fenêtre supplémentaire à la fiche du fournisseur, avec tous les paramètres de traitement qui lui sont propres
- Ici, le principal est de sélectionner le compte de charges le plus récurrent, afin que le traitement soit automatisé pour les prochaines factures.
- Laissez le compte de TVA sur le Montant extrait, sauf si un taux spécifique doit être appliqué.
- Vous pouvez modifier le compte fournisseur et d’autres éléments de traitement
- Cliquez sur Appliquer pour enregistrer
Cochez Appliquer à toutes les factures du fournisseur dans la Boîte de Réception pour que la règle s’applique sur l’ensemble des factures du fournisseur déjà présentes et non archivées.
Automatiser le traitement des factures à ventiler
Dext ne gère pas encore la ventilation automatique. Si vous devez ponctuellement ventiler une facture, vous pouvez descendre en bas du détail de la facture et cliquez sur Créer des lignes comptables. Vous pourrez ensuite ajouter les différentes lignes et montants pour traiter la facture.
Cependant, s’il s’agit de ventilation récurrente chez un fournisseur, vous allez pouvoir mettre en place une règle de ventilationqui consiste en un masque de saisie :
- Cliquez sur Créer règles fournisseur
- Cliquez sur Créer des règles de ventilation
Une fenêtre supplémentaire s’ouvre, dans laquelle vous pouvez pré-créer les lignes qui doivent apparaître dans la ventilation à chaque facture de ce fournisseur. Ici, vous pouvez sélectionner les différents comptes de charges, spécifier des taux de TVA si nécessaire. S’il s’agit de montants variables, renseignez le montant symbolique “1” au niveau du montant total.
Après avoir appliqué le masque, vous retrouverez les lignes de ventilation pré-crées sur chaque nouvelle facture de ce fournisseur. Cliquez ensuite sur Éditer lignes comptables pour saisir les montants correspondants, en vous aidant de la calculatrice intégrée.
Automatiser le traitement des factures à autoliquider
Dext inclut par défaut un compte de TVA pour gérer l’intracommunautaire. Cependant, si vous souhaitez paramétrer un autre type d’autoliquidation, voici la démarche à suivre :
Pour les dossiers en intégration, afin de paramétrer vos comptes TVA pour l’autoliquidation, veuillez vous référer aux guides par logiciel.
- Dans le menu latéral, allez dans la partie Listes, puis cliquez sur Comptes TVA
- Assurez-vous d’être sur le bon espace Achats ou Ventes pour lequel vous souhaitez paramétrer les comptes TVA
- Cliquez sur Ajouter un compte de TVA ou Modifier un existant
Dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez les informations suivantes :
- le libellé du compte
- le numéro de compte
- Cochez Autoliquidation
- le libellé et compte à créditer et un taux pour que Dext calcule le bon montant de la TVA sur le montant net.
Après avoir enregistré le compte TVA, retournez au bas du détail de la facture et sélectionnez le compte de TVA avec autoliquidation. Cliquez sur Créer Règles fournisseur si cela s’applique sur l’ensemble des factures du fournisseur.
Dans la fiche du fournisseur, vérifiez bien que Montant TTC soit coché afin que le calcul se fasse sur la bonne base, puis cliquez sur Appliquer.
Après avoir traité la facture, cliquez sur Déplacer vers Prêt en haut à gauche. Vous pourrez ensuite exporter vos écritures vers votre logiciel comptable.
Si une règle ne s’applique pas lorsqu’une facture du fournisseur est déposée sur Dext, accédez à l’espace ‘Paramètres système‘, puis descendez jusqu’à la partie ‘Affectation des comptes de charges
‘. Désactivez l’option ‘Affectation automatique‘ et vérifiez que l’option ‘Suivre les règles‘ est bien activée. Vous pourrez réactiver ‘Affectation automatique‘ par la suite pour bénéficier des suggestions d’affectation de compte pour les factures des nouveaux fournisseurs sans règle.
