Pour créer une demande de remboursement de frais kilométriques, vous devez avoir ajouté au moins un véhicule personnel.
Sur l'Application Web
1. Rendez-vous sur le compte Dext, sous les Achats, dans l'onglet 'Indemnités kilométriques'.
2. Sur cette page, cliquez sur le bouton 'Demander un remboursement de frais kilométriques'.
Vous pouvez également cliquer sur ce bouton depuis le volet 'Ajouter des documents'.
3. Sélectionnez le véhicule utilisé pour le trajet ou cliquez sur 'Ajouter un véhicule' s'il n'existe pas dans la liste.
Votre première demande d'indemnité kilométrique pour un véhicule personnel doit inclure la distance totale déclarée à ce jour pour l'année fiscale en cours. Cela inclut toute distance déjà déclarée hors de Dext.
Ceci est dû au fait que le kilométrage est calculé de manière cumulative, assurant ainsi le calcul des taux de remboursement corrects. Si vous créez une déclaration sans entrer les distances précédemment déclarées, vous risquez des erreurs dans les taux de remboursement.
4. Remplissez les informations sur le voyage :
La date du trajet
Les lieux de départ et d'arrivée, si vous souhaitez bénéficier du calcul de distance automatique.
Le type de trajet : aller simple ou aller-retour.
5. Vérifiez la distance du trajet. Si vous n'utilisez pas les lieux de départ et d'arrivée, saisissez manuellement la distance.
Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une description du trajet.
6. Avant de confirmer en cliquant sur 'Créer une demande', vous pouvez consulter le montant du remboursement déterminé en cliquant sur 'Afficher le calcul du trajet'.
7. Vous êtes alors redirigé vers le document qui a été créé et ajouté à la Boîte de Réception des Achats, faisant état de la demande de remboursement de frais kilométriques. Vous pouvez alors cliquer sur 'Ajouter à une note de frais' afin qu'elle soit inclue dans le rapport de l'utilisateur.
Sur l'Application Mobile
1. Une fois connecté au bon compte Dext :
iPhone : Cliquez en haut à droite sur le symbole '+' puis sur 'Créer une demande de remboursement'
Android : Cliquez en haut à droite sur les trois points '...', ensuite sur 'Créer' et 'Créer une demande de remboursement'.
2. Vous serez amené à sélectionner le véhicule et l'utilisateur concerné, puis à remplir les informations sur le voyage afin de générer le document.
3. Le document se retrouve alors dans les Achats. Vous pouvez ensuite le transférer dans une note de frais.
