Une règle permet de créer un automatisme de traitement en fonction du fournisseur ou du client reconnu sur les factures. Une règle fournisseur simple permet d’affecter automatiquement un compte de charges à un fournisseur spécifique.
Lorsqu’un document est ajouté sur la plateforme, Dext démarre l’extraction des informations comptables sur la facture. Elle est alors dans l’onglet ‘En cours’.
Une fois l’extraction des informations terminée, la facture est envoyée vers la ‘Boîte de Réception’ pour que vous puissiez la réviser. Cliquez sur une des lignes du tableau pour accéder au détail de la facture.
À partir du libellé reconnu, Dext regarde dans la liste des fournisseurs pour retrouver un fournisseur du même nom. S’il existe déjà dans le plan comptable, Dext imputera automatiquement le compte tiers qui lui est lié. S’il n’existe pas, saisissez le compte tiers à imputer. Dext s’en souviendra pour les prochaines factures.
Si vous n’avez qu’un seul compte de charges à affecter, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Une fois sélectionné, Dext vous proposera de créer la règle spécifique à ce fournisseur. Cliquez sur ‘Appliquer’ pour confirmer.
Vous pouvez directement cliquer sur ‘Créer Règles Fournisseur’ pour accéder et modifier la fiche complète, contenant toutes les règles d’affectation liées à ce fournisseur.
Par défaut, s’il n’y a pas de règle préétablie, Dext suggère un compte de charges, visible grâce au sigle . Même si Dext propose le bon compte, il est toujours important de cliquer sur ‘Créer la Règle’, ce qui assure un traitement automatisé pour les prochaines factures du même fournisseur.
À partir de la liste des fournisseurs
L’emplacement de gestion des règles fournisseurs a été déplacé. Il se trouve désormais à l’intérieur du module :
Dans ‘Achats’
Puis sur ‘Liste des fournisseurs’
En cliquant sur l’un des fournisseurs du tableau, vous accéderez à sa fiche complète avec tous les éléments de traitement qui lui sont propres, que vous pourrez facilement modifier.
Si une règle ne s’applique pas lorsqu’une facture du fournisseur est déposée sur Dext, accédez à l’espace ‘Paramètres du dossier‘, puis à la section ‘Automatisation‘. Désactivez l’option ‘Affectation automatique‘ et vérifiez que l’option ‘Suivre les règles‘ est bien activée. Vous pourrez réactiver ‘Affectation automatique‘ par la suite pour bénéficier des suggestions d’affectation de compte pour les factures des nouveaux fournisseurs sans règle.
. Même si Dext propose le bon compte, il est toujours important de cliquer sur ‘Créer la Règle’, ce qui assure un traitement automatisé pour les prochaines factures du même fournisseur.
