Une règle permet de créer un automatisme de traitement en fonction du fournisseur ou du client reconnu sur les factures. Une règle client simple permet d’affecter automatiquement un compte de produits à un client spécifique.
Lorsqu’un document est ajouté sur la plateforme, Dext démarre l’extraction des informations comptables sur la facture. Elle est alors dans l’onglet ‘En cours’.
Une fois l’extraction des informations terminée, la facture est envoyée vers la ‘Boîte de Réception’ pour que vous puissiez la réviser. Cliquez sur une des lignes du tableau pour accéder au détail de la facture.
À partir du libellé reconnu, Dext regarde dans la liste des clients pour retrouver un client du même nom. S’il existe déjà dans le plan comptable, Dext imputera automatiquement le compte tiers qui lui est lié.
Si c’est un nouveau client, Dext suggère le libellé client reconnu lorsque notre système d’extraction atteint le seuil de 90% de confiance. Saisissez ensuite le compte tiers à imputer. Dext s’en souviendra pour les prochaines factures.
Si vous n’avez qu’un seul compte de produits à affecter, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Une fois sélectionné, Dext vous proposera de créer la règle spécifique à ce client. Cliquez sur ‘Appliquer’ pour confirmer.
Vous pouvez directement cliquer sur ‘Définir des règles pour les clients’ pour accéder et modifier la fiche complète, contenant toutes les règles d’affectation liées à ce client.
À partir de la liste des clients
L’emplacement de gestion des règles clients a été déplacé. Il se trouve désormais à l’intérieur du module :
Dans ‘Ventes’
Puis sur ‘Liste des clients’
En cliquant sur l’un des clients du tableau, vous accéderez à sa fiche complète avec tous les éléments de traitement qui lui sont propres, que vous pourrez facilement modifier.
Si une règle ne s’applique pas lorsqu’une facture du client est déposée sur Dext, accédez à l’espace ‘Paramètres du dossier‘, puis à la section ‘Automatisation‘. Désactivez l’option ‘Affectation automatique‘ et vérifiez que l’option ‘Suivre les règles‘ est bien activée. Vous pourrez réactiver ‘Affectation automatique‘ par la suite pour bénéficier des suggestions d’affectation de compte pour les factures des nouveaux fournisseurs sans règle.
