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Contrôler la visibilité du plan comptable par utilisateur

Apprenez à limiter la visibilité des éléments du plan comptable pour chaque utilisateur grâce aux groupes de visibilité. Réduisez les erreurs et simplifiez la gestion comptable.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Par défaut, tous les utilisateurs peuvent voir les éléments du plan comptable, quel que soit leur rôle. Cela peut entraîner de la confusion ou des erreurs. Pour éviter cela, les administrateurs peuvent personnaliser la visibilité des éléments du plan comptable grâce à des groupes de visibilité.

Pourquoi limiter l’accès au plan comptable ?

Lorsque tous les utilisateurs ont accès à tous les éléments du plan comptable, cela peut entraîner :

  • De la confusion sur les comptes ou les moyens de paiement à utiliser

  • Des sélections inadaptées

  • Davantage de corrections manuelles

En limitant la visibilité via des groupes personnalisés, vous évitez que les utilisateurs voient des éléments qui ne les concernent pas. Cela rend l’expérience plus claire et réduit les erreurs.

Comment créer un groupe de visibilité

  1. Allez dans Paramètres du dossier > Plan comptable > Visibilité et accès

Page Visibilité et accès du plan comptable dans les paramètres du dossier, indiquant qu’aucun groupe de visibilité n’est encore créé et affichant le bouton Créer un groupe

2. Cliquez sur Créer un groupe

3. Donnez un nom au groupe

4. Sélectionnez les éléments du plan comptable à rendre visibles

5. Ajoutez les utilisateurs concernés

6. Cliquez sur Enregistrer

Formulaire de création d’un groupe de visibilité du plan comptable avec le nom du groupe, la sélection des comptes, taux de TVA, axes analytiques, moyens de paiement et les utilisateurs associés

Note: Un groupe peut contenir un ou plusieurs utilisateurs. Et un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes si nécessaire.

Aperçu des accès par utilisateur et par groupe

Dans l’onglet Utilisateurs, vous pouvez :

  • Voir à quels groupes appartient un utilisateur

  • Vérifier les éléments du plan comptable auxquels il a accès

Onglet Utilisateurs de la page Visibilité et accès montrant les groupes auxquels appartient un utilisateur et les éléments du plan comptable auxquels il a accès

Dans l’onglet Groupes, vous pouvez :

  • Voir quels éléments du plan comptable sont visibles pour chaque groupe

  • Consulter la liste des utilisateurs inclus dans chaque groupe

Onglet Groupes de la page Visibilité et accès affichant un groupe de visibilité avec les comptes, taux de TVA, produits et services, axes analytiques et moyens de paiement associés

Éléments dont la visibilité peut être contrôlée

Vous pouvez restreindre l’accès à :

  • Comptes généraux

  • Taux de TVA

  • Produits et services

  • Axes analytiques

  • Moyens de paiement

Les groupes de visibilité ne concernent pas l’accès aux véhicules dans les notes de frais kilométriques. Vous pouvez gérer cet accès directement depuis l'onglet Véhicules.

À savoir sur les limitations

  • Par défaut, un utilisateur a accès à tous les éléments du plan comptable, sauf s'il a été ajouté dans un groupe de visibilité.

  • S’il ouvre un document contenant un élément auquel il n’a pas accès :

    • Il verra tout de même cet élément sur le document.

    • Il pourra le remplacer par une autre option qui lui est accessible.

    • En revanche, s’il modifie un élément qui ne fait pas partie de son groupe de visibilité, il ne pourra pas le re-sélectionner.

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